Slik kutter du dobbeltføring og manuelt papirarbeid

For å unngå dobbeltføring må du finne hvert sted hvor den samme opplysningen tastes inn på nytt, og koble disse stegene sammen i ett system slik at tallet bare registreres én gang. Dobbeltføring er sjelden ett stort problem. Det er hundre små overføringer av timer, ordrer og kvitteringer mellom ark, apper og kalendere, og hver overføring stjeler tid og inviterer feil.

De fleste bedriftseiere tror de jobber effektivt fordi de jobber fort. Men når du skriver en timeliste på papir om dagen og taster den inn i fakturasystemet om kvelden, har du gjort den samme jobben to ganger. Det er det dobbeltføring egentlig er: å registrere noe mer enn én gang fordi systemene dine ikke snakker sammen.

Oppsummering

• Dobbeltføring oppstår der to verktøy ikke deler data, så du taster det samme inn manuelt på begge.
• Det vanligste stedet det skjuler seg: papir-timelister, ordrer som tastes inn på nytt i kalenderen, og kvitteringer som registreres flere steder.
• Hver gang et tall tastes inn på nytt, taper du tid og legger til en ny sjanse for skrivefeil.
• Du finner dobbeltføringen ved å følge én opplysning gjennom dagen og telle hvor mange ganger den blir skrevet ned.
• Løsningen er ikke å taste raskere, men å fjerne stegene helt: ett sted å registrere, og resten henter derfra.

Hva dobbeltføring faktisk er

Dobbeltføring er når den samme opplysningen havner inn i systemet ditt mer enn én gang, fordi du gjør det for hånd hver gang. En ansatt noterer fire timer hos en kunde. De fire timene skrives på en timeliste. Senere taster noen de fire timene inn i lønnssystemet, og så inn i fakturaen til kunden. Det er ett tall, tre registreringer.

Manuelt papirarbeid er nær slektning av det samme problemet. Det er all skrivingen som finnes bare fordi to ledd ikke er koblet sammen. Lappen på kjøleskapet, regnearket som oppdateres for hånd, kvitteringen som limes inn i en perm og senere tastes inn i regnskapet. Ingenting av dette skaper verdi for kunden. Det er bare lim mellom verktøy som ikke henger sammen.

Det viktige er at dette ikke føles som et problem mens det skjer. Hver enkelt registrering tar kanskje et halvt minutt. Det er summen som biter. Femten små overføringer om dagen blir til timer i uken, og hver av dem kan gå galt.

Hvor dobbeltføringen gjemmer seg

Det meste av dobbeltføring er usynlig fordi den er blitt vane. Her er stedene den oftest dukker opp i en liten service- eller driftsbedrift.

Timer som skrives på papir og tastes inn på nytt

Klassikeren. Den ansatte fører timer på en papirlapp eller i notatappen på telefonen i løpet av dagen. Om kvelden, eller verre, på fredag for hele uken, sitter noen og taster de samme timene inn i fakturasystemet eller lønnssystemet. To registreringer av nøyaktig det samme, ofte med flere dagers hukommelse imellom. Det er her timer forsvinner og fakturaer blir for lave.

Ordrer som tastes inn på nytt i kalenderen

En kunde ringer og bestiller et oppdrag. Det noteres et sted, kanskje i en e-post eller på en lapp. Så åpner du kalenderen og legger det inn der også, slik at noen vet hvor de skal møte. Samme avtale, to steder. Når kunden ringer og flytter tidspunktet, må du huske å endre begge. Glemmer du det ene, møter en ansatt på feil sted til feil tid.

Kvitteringer og utlegg som registreres flere ganger

Den ansatte kjøper materialer. Kvitteringen legges i lommeboka, fotograferes kanskje, og så registreres beløpet i et regneark for å holde oversikt. Senere tastes det samme beløpet inn i regnskapet, og kanskje en gang til når det skal viderefaktureres til kunden. Ett kjøp, tre eller fire steder hvor beløpet skrives.

Kundeopplysninger som ligger i flere lister

Telefonnummeret til en kunde står i mobilen din, i et regneark, og i fakturasystemet. Når kunden bytter nummer, oppdaterer du det ett sted og glemmer de andre. Etter et år er det ingen av listene du helt stoler på, så du ringer for å dobbeltsjekke. Det er dobbeltføring som har modnet til ekstra telefonsamtaler.

Slik finner du din egen dobbeltføring

Du trenger ikke en konsulent for å kartlegge dette. Du trenger en penn og en halvtime.

Velg én opplysning som beveger seg gjennom bedriften din. Timer er et godt valg, eller en ordre fra bestilling til faktura. Følg den fra start til slutt og noter hver gang den blir skrevet ned, tastet inn eller kopiert. Ikke tenk på hvorfor, bare tell.

De fleste blir overrasket over tallet. En ordre som virker som én handling viser seg ofte å bli registrert fire eller fem ganger: i samtalen, i kalenderen, i et arbeidsark, i fakturaen, og i regnskapet. Hvert ledd er et sted noe kan skrives feil, og hvert ledd er tid noen brukte på å flytte data i stedet for å gjøre jobben.

Gjør øvelsen for to eller tre opplysninger. Da ser du mønsteret: det er ikke ett verktøy som er problemet, det er gapet mellom verktøyene. Hvert gap fyller du i dag med en person som taster.

Hvordan ett koblet system fjerner skrivingen

Poenget er ikke å taste raskere eller å kjøpe enda et program. Poenget er å fjerne selve overføringen. Når den ansatte registrerer fire timer på et oppdrag på telefonen sin, skal de fire timene allerede være i fakturaen, i lønnsgrunnlaget og i kundehistorikken. Ikke fordi noen tastet dem tre ganger, men fordi det er ett system og tallet ble registrert én gang.

Det er forskjellen mellom ti løse verktøy og ett system formet etter måten du faktisk jobber på. I et koblet system blir en bestilling automatisk til en avtale i kalenderen, til et arbeidsark for den ansatte, og til et grunnlag for fakturaen. Endrer kunden tidspunkt, endres alt fordi det er samme oppføring, ikke fem kopier som må holdes i takt for hånd.

Du kjenner igjen at du har for mye dobbeltføring på et enkelt tegn: når en stor del av kontortiden går til å flytte tall fra ett sted til et annet, og når du ikke helt stoler på at to lister viser det samme. Da er det ikke disiplin du mangler. Det er en kobling.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut i praksis? Se demoene våre på lauvico.no.

Tre konkrete steg du kan ta denne uken

Du trenger ikke bygge om alt på en gang. Start her.

Først: kartlegg én opplysning slik som beskrevet over, og skriv ned hvor mange ganger den registreres. Det gir deg et tall å jobbe mot.

Deretter: finn det ene stedet hvor dobbeltføringen koster mest. For mange er det timer, fordi feil her treffer både lønn og faktura. Fjern ett ledd. Lar de ansatte registrere timer digitalt der de står, i stedet for på papir som tastes inn senere, har du allerede kuttet én registrering.

Til slutt: still ett spørsmål for hvert verktøy du bruker. Hvor henter dette tallene sine fra, og hvor sender det dem videre? Verktøy som verken henter eller sender, men krever at du taster inn det samme som ligger et annet sted, er kandidater for å fjernes eller kobles sammen.

Dette er jordnært arbeid. Det handler ikke om ny teknologi for teknologiens skyld, men om å slutte å gjøre den samme jobben to ganger.