Bør du bygge bedriftens system selv eller få det laget?

Du kan godt bygge bedriftens system selv hvis behovet er lite, du har tid til overs og du tåler at det stopper opp dersom én person blir borte. Men så snart systemet blir noe driften er avhengig av hver dag, lønner det seg som regel å få det laget av noen som også kan vedlikeholde det. Her er de ærlige avveiningene rundt kostnad, tid, vedlikehold og risiko, og noen enkle regler for når hvert valg gir mening.

Hva betyr egentlig "bygge selv"?

Når en bedriftseier sier at de vil bygge systemet selv, mener de vanligvis én av tre ting. Det er greit å skille dem, for de har helt ulik pris og risiko.

1. Regneark og lister du setter opp selv

Excel eller Google Sheets, kanskje med noen formler og faner. Dette er det billigste og raskeste. Du kan starte i dag, og du eier alt selv. For en liten kundeliste, et enkelt timeregnskap eller en oversikt over oppdrag holder det ofte lenge.

Problemet kommer når flere skal jobbe i samme ark samtidig, når tallene må stemme på tvers av faner, eller når du vil ha det på mobil ute hos kunden. Da begynner regnearket å sprekke i sømmene, og du bruker mer tid på å holde det i live enn på å bruke det.

2. No-code-verktøy

Verktøy som lar deg bygge en app eller en database ved å klikke og dra, uten å skrive kode. Du kommer overraskende langt, og det er mye kraftigere enn et regneark. For mange små bedrifter er dette et fornuftig mellomsteg.

Ulempene er to. Du betaler en månedlig lisens som vokser med antall brukere og data, og du er bundet til leverandørens plattform. Vil du flytte ut senere, eller koble det mot fakturasystemet ditt, kan det bli tungt. Du har bygget noe, men ikke noe du fritt kan ta med deg.

3. Ansette eller leie inn en utvikler

Nå snakker vi om ekte programvare, formet etter måten du jobber på. Dette gir det beste resultatet og den største friheten. Det koster også mest, både i penger og i tid, og det fører oss rett til den viktigste risikoen i hele artikkelen.

Oppsummering

• Å bygge selv finnes i tre nivåer: regneark, no-code-verktøy og å ansette eller leie inn en utvikler. Pris og risiko er helt forskjellig.
• Regneark og no-code passer når behovet er lite og du tåler at ting stopper opp. De sprekker når driften blir avhengig av dem.
• Den største skjulte kostnaden ved å bygge selv er vedlikehold over tid, ikke selve byggingen.
• Den største risikoen er at systemet bare finnes i hodet til én person. Den dagen vedkommende slutter eller blir syk, står du fast.
• Å få systemet laget koster mer i starten, men du kjøper deg ut av vedlikeholds- og personrisikoen.

Den skjulte kostnaden: vedlikehold

Folk tenker på prisen for å bygge systemet. Få tenker på prisen for å holde det i gang.

Et system er aldri ferdig. Reglene endrer seg, du får en ny type kunde, fakturaformatet må justeres, telefonen får nytt operativsystem og noe slutter å virke. Hver gang må noen rette det. Bygger du selv, er den noen deg eller en ansatt. Det er timer som ellers kunne gått til å drive bedriften.

Et nyttig spørsmål før du starter: hvem retter dette om tre år, når du har glemt hvordan det henger sammen? Hvis du ikke har et godt svar, er det et tegn på at du undervurderer vedlikeholdet.

Den største risikoen: at alt sitter i ett hode

Dette er den avveiningen flest overser. Når én person bygger et system alene, finnes ofte halve forklaringen bare i hodet til den personen. Hvorfor er den fanen koblet sånn? Hva skjer hvis du sletter den raden? Det vet bare den ene.

Den dagen vedkommende slutter, blir langtidssyk eller bare går lei, sitter du igjen med noe ingen andre forstår. Det gjelder enten det er en ansatt, en frilanser eller deg selv. Et regneark ingen tør å røre er ikke en eiendel, det er en risiko.

Dette er grunnen til at "gratis" sjelden er gratis. Det du sparte i kroner, kan du betale tilbake mangedobbelt den uken systemet stopper og ingen kan fikse det.

Når det gir mening å bygge selv

Bygg selv når flere av disse stemmer:

• Behovet er lite og avgrenset, for eksempel én liste eller ett enkelt skjema.
• Det er greit om det stopper opp en dag eller to uten at det koster deg kunder.
• Du eller noen i bedriften har faktisk tid og lyst, ikke bare i en uke, men løpende.
• Du vil teste en idé før du investerer noe større.

Et regneark eller et no-code-verktøy er en helt fin start. Mange gode systemer begynte som en liste. Poenget er å vite at det er en start, ikke en endestasjon.

Når du bør få det laget

Vurder å få systemet laget når flere av disse stemmer:

• Driften står og faller på systemet. Stopper det, stopper inntekten.
• Flere ansatte må bruke det samtidig, gjerne på mobil ute i felt.
• Det må snakke med andre systemer, som regnskap, faktura eller en kundeapp.
• Du merker at du bruker mer tid på å holde verktøyene i live enn på å bruke dem.
• Kunnskapen om hvordan det virker bor i ett hode, og det gjør deg nervøs.

Når du får det laget, betaler du mer i starten. Til gjengjeld kjøper du deg ut av både vedlikeholdet og personrisikoen, så lenge du velger noen som også står for driften etterpå og dokumenterer det de bygger. Det er den delen som er verdt å spørre om: ikke bare hva det koster å bygge, men hvem som passer på det etterpå.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut i praksis? Se demoene våre på lauvico.no.

En enkel måte å bestemme seg på

Still deg tre spørsmål. Hvor ille er det om systemet stopper en dag? Hvor mange må bruke det samtidig? Og hvem retter det om tre år?

Er svarene "ikke så ille", "bare jeg" og "det går nok", så bygg selv og spar pengene. Er svarene "det koster meg kunder", "hele teamet" og "godt spørsmål", så er det på tide å få det laget skikkelig. De fleste bedrifter beveger seg fra det første svaret til det andre etter hvert som de vokser, og det er helt naturlig. Trikset er å bytte spor før regnearket gjør det for deg.