Hva koster det egentlig å bruke ti ulike programmer i bedriften?

Den ærlige kostnaden ved å bruke ti ulike programmer er sjelden lisensene. Den ligger i tiden ansatte bruker på å hoppe mellom verktøy, taste inn de samme dataene flere ganger, fikse integrasjoner som ryker, og lære opp nye folk på et helt knippe systemer. Lisensprisen er det du ser. Resten er det som faktisk koster.

De fleste bedriftseiere kan ramse opp hva programmene koster i kroner per måned. Langt færre vet hva de koster i timer. Denne artikkelen går gjennom de skjulte postene, viser hvordan du kan regne på dem selv, og hvorfor regnestykket ofte ser annerledes ut når du legger sammen alt.

Oppsummering

• Lisensprisen er bare den synlige delen. Tidsbruken er som regel den største posten.
• Fire skjulte kostnader går igjen: tidstap ved bytting, dobbel inntasting, integrasjoner som ryker, og opplæring av nye ansatte.
• Du kan regne på dette selv med en enkel timepris og noen ærlige anslag.
• Mange små abonnementer blir fort til en stor sum, og ingen sitter med oversikten.
• Ett system som dekker arbeidsflyten din fjerner mye av dette, men har sine egne kostnader du må veie opp.

Lisensprisen er det du ser, ikke det du betaler

Tenk på en typisk liten servicebedrift. Du har kanskje et regnskapsprogram, et faktureringsverktøy, et regneark for timer, en kalender for booking, en chat for de ansatte, et eget verktøy for tilbud, en mappe i skya for dokumentasjon, en SMS-tjeneste for kundepåminnelser, et CRM eller en kundeliste, og et lønnssystem. Det er ti programmer, og det er ikke et urealistisk antall.

Hvert av dem koster kanskje fra noen tiere til noen hundrelapper i måneden per bruker. Hver for seg virker det smått. Lagt sammen, og ganget med antall ansatte, blir det en post du merker. Men selv den summen er den enkle delen å se. Den står på et kort eller en faktura, og du kan finne den frem på et minutt.

Det som ikke står noe sted, er hva det koster å faktisk bruke ti programmer i en arbeidsdag.

De fire skjulte kostnadene

Tid tapt på å bytte mellom verktøy

Hver gang en ansatt skal hente noe fra ett program og legge det inn i et annet, går det tid. Det handler ikke bare om selve klikkingen. Det handler om at hjernen må stille seg om, finne riktig fane, huske riktig innlogging, og lete seg frem i et grensesnitt som er bygd annerledes enn det forrige.

Et par minutter her og der virker ikke som mye. Men en ansatt som bytter mellom verktøy tjue ganger om dagen, og bruker noen minutter hver gang, mister fort en time eller mer daglig. Gang det med antall ansatte og antall arbeidsdager i året, så har du et tall som overstiger hele lisenskostnaden.

Dobbel inntasting av de samme dataene

Når kundens navn, adresse og oppdrag må skrives inn i bookingverktøyet, så i faktureringen, så i regnearket for timer, taster du det samme tre ganger. Hver inntasting tar tid, og hver inntasting er en ny sjanse for en skrivefeil.

Disse feilene har sin egen pris. En feil adresse betyr et bomtur. En feil i en faktura betyr en kreditnota og en e-post frem og tilbake. Du betaler ikke bare for tiden det tok å taste inn dataene, men også for tiden det tar å rydde opp når noe blir feil.

Integrasjoner som ryker

For å slippe dobbel inntasting kobler mange bedrifter programmene sammen, enten selv eller via tjenester som flytter data mellom dem. Det fungerer som regel helt til et av programmene oppdaterer seg, og koblingen slutter å virke.

Da sitter du med data som ikke kommer frem dit de skal, og ingen oppdager det før noe mangler. Å finne ut hvorfor, fikse koblingen, og sjekke at ingenting falt mellom stolene, tar tid du sjelden har satt av. Jo flere koblinger mellom jo flere programmer, jo flere steder kan det ryke.

Opplæring av nye ansatte

Når du ansetter noen nye, må de ikke lære ett system. De må lære alle. Hvert program har sin egen innlogging, sin egen logikk, og sine egne særegenheter som bare den som har brukt det lenge kjenner til.

Det tar tid før en ny ansatt er trygg på alle verktøyene, og frem til da går det tregere og blir flere feil. I bedrifter med en del utskifting blir dette en kostnad som kommer igjen hver gang noen slutter og noen begynner.

Slik regner du på det selv

Du trenger ikke et oppdiktet tall fra en undersøkelse for å se dette. Du kan regne på din egen bedrift med tre enkle anslag.

1. Sett en timepris. Bruk det en ansatt koster deg per time, inkludert det som kommer på toppen av lønnen.
2. Anslå tapt tid. Hvor mange minutter per dag går med til bytting mellom verktøy, dobbel inntasting og oppretting i feil? Vær ærlig, ikke optimistisk.
3. Gang opp. Minutter per dag, ganget med arbeidsdager i året, ganget med antall ansatte, ganget med timeprisen.

Selv et forsiktig anslag på en halvtime tapt per ansatt per dag blir til mange timer i året. Hold det tallet opp mot hva lisensene koster, så ser du hvor den virkelige kostnaden ligger. For de fleste små bedrifter er tidstapet større enn lisensregningen, ofte med god margin.

Det er også verdt å ta med at ingen sitter med full oversikt over alle abonnementene. Noen ble tegnet for et prosjekt som er ferdig, andre fornyer seg automatisk uten at noen bruker dem lenger. Mange små poster du har glemt blir til en sum du ikke har regnet med.

Hva du faktisk sammenligner med

Alternativet til mange løse programmer er ett system som dekker måten bedriften din jobber på. Da skrives kundens opplysninger inn én gang, og de samme dataene følger med fra booking til timeføring til faktura. Det er ingen koblinger mellom programmer som kan ryke, fordi det er ett program. En ny ansatt lærer ett grensesnitt, ikke ti.

Dette er ikke gratis, og det skal det ikke fremstilles som. Et samlet system koster også penger, og det tar tid å sette opp og flytte over fra det gamle. Poenget er ikke at det ene alltid vinner. Poenget er at sammenligningen blir feil hvis du bare ser på lisensprisene og glemmer timene.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut? Se demoene våre på lauvico.no.

Når lønner det seg å gjøre noe med det

Ikke hver bedrift bør samle alt i ett system med en gang. Hvis du er to personer og programmene fungerer greit, er det sjelden verdt bryet å bytte. Det er når bedriften vokser at regnestykket snur.

Tegnene er gjenkjennelige. Dere taster inn det samme flere steder. Folk spør hverandre hvor en opplysning ligger. Nye ansatte bruker uker på å bli trygge. Du betaler for abonnementer ingen helt vet om brukes. Når flere av disse stemmer, er det på tide å sette seg ned og regne. Da har tidskostnaden vokst seg større enn ulempen ved å gjøre noe med den.