5 tegn på at bedriften din har vokst fra Excel

Publisert July 6, 20265 min lesing

Av Anders

Anders skriver om programvare, drift og digitalisering for norske bedrifter.

Bedriften din har sannsynligvis vokst fra Excel når du bruker mer tid på å lete etter riktig versjon av et regneark enn på å bruke tallene i det. De vanligste tegnene er flere kopier som spriker, informasjon du ikke finner raskt nok, manuell kopiering mellom ark, et system som stopper opp når én bestemt person er borte, og at ingen har en felles oversikt. Under går vi gjennom de fem tegnene konkret, og når det er på tide å bytte til et ordentlig system.

Excel er et godt verktøy, og de fleste bedrifter starter der med god grunn. Det er billig, kjent og fleksibelt. Problemet er ikke regnearket i seg selv. Problemet er at en bedrift som vokser begynner å bruke regnearket til ting det aldri var laget for: å være kunderegister, timeliste, prosjektoversikt og fakturagrunnlag på én gang, for flere personer samtidig. Da begynner det å knirke.

Tegn 1: Du har flere kopier, og ingen vet hvilken som gjelder

Det starter uskyldig. Noen lager en kopi for å prøve noe, eller sender en versjon på e-post til en kollega. Plutselig finnes det kundeliste.xlsx, kundeliste_NY.xlsx og kundeliste_endelig_v2.xlsx, og de inneholder ulike tall.

Når du må stoppe opp og finne ut hvilken fil som er den riktige før du tør å bruke den, har du et versjonsproblem. Det er ikke et disiplinproblem hos de ansatte. Det er en naturlig følge av at et regneark ikke har én sann kilde. Hver kopi lever sitt eget liv.

Det praktiske tegnet: du sender et tall til en kunde eller regnskapsfører, og oppdager senere at du leste fra feil ark.

Tegn 2: Det tar for lang tid å finne svar

I starten husker du det meste selv. Hvilken kunde som skylder penger, hvem som skal ha oppfølging, hva dere avtalte sist. Etter hvert som bedriften vokser, slutter hukommelsen å strekke til, og da skal svaret ligge i regnearket.

Tegnet er at en enkel forespørsel tar for lang tid. En kunde ringer og spør om en jobb dere gjorde i fjor, og du må lete gjennom faner, filtre og gamle filer for å svare. Informasjonen finnes, men den er spredt og vanskelig å hente ut når du faktisk trenger den.

Et regneark er bygget for å regne, ikke for å slå opp. Når oppslag blir den vanligste oppgaven, jobber du mot verktøyet i stedet for med det.

Tegn 3: Du kopierer de samme tallene flere ganger

Et tydelig tegn er dobbeltarbeid. En jobb skrives inn i timelista, så føres den samme jobben inn i fakturagrunnlaget, og kanskje en tredje gang i en oversikt over hvor mye dere har solgt. Samme informasjon, tastet inn tre steder.

Hver gang et menneske kopierer et tall manuelt, kan det bli feil. Et siffer faller bort, en rad havner feil, en formel peker på feil celle. Jo mer dere vokser, jo flere slike overføringer, og jo større sjanse for at noe blir galt uten at noen oppdager det.

Når du kjenner igjen at en stor del av kontortiden går til å flytte tall fra ett ark til et annet, betaler du i praksis lønn for å gjøre noe en datamaskin burde gjort automatisk.

Tegn 4: Alt stopper når én person er borte

I mange små bedrifter er det én person som «eier» regnearket. Hun vet hvordan formlene henger sammen, hvilke faner som gjelder, og hvorfor en bestemt kolonne er rød. Så lenge hun er på jobb, går det fint.

Tegnet melder seg den uka hun er syk eller på ferie. Da tør ingen røre arket, fordi de er redde for å ødelegge noe. Arbeid hoper seg opp, eller noen gjør det utenfor systemet og må rette det opp etterpå.

Et system som bare fungerer fordi én person holder det i hodet, er sårbart. Kunnskapen bør ligge i systemet, ikke i én ansatt.

Tegn 5: Ingen har en felles oversikt

Det siste tegnet handler om hele bedriften samtidig. Når du som eier vil vite hvordan det egentlig går akkurat nå, hvilke jobber som er i gang, hva som er fakturert, hvem som har for mye eller for lite å gjøre, finnes det ikke ett sted å se det.

Svaret ligger i hodet til tre forskjellige personer og i fire ulike regneark som ikke snakker sammen. For å få oversikt må du be om en oppdatering fra hver enkelt og sette det sammen selv. Når du har fått svaret, er det allerede litt utdatert.

Mangelen på en felles oversikt er det tegnet som koster mest, fordi det rammer beslutningene dine. Du styrer på følelse og gjetning i stedet for på tall du stoler på.

Oppsummering

Flere kopier som spriker: finnes det tre versjoner av samme fil, har du ingen sann kilde.
Treg tilgang til svar: når enkle oppslag tar lang tid, jobber du mot regnearket.
Manuell kopiering: samme tall tastet flere steder gir dobbeltarbeid og feil.
Sårbart for fravær: stopper alt når én person er borte, ligger kunnskapen feil sted.
Ingen felles oversikt: kan du ikke se status på ett sted, styrer du på gjetning.

Fakta om at regneark-kopier lever hver for seg og ikke oppdateres mot hverandre

Når er det på tide å bytte system?

Ett av tegnene over er sjelden nok i seg selv. De fleste bedrifter lever fint med litt dobbeltarbeid eller en ekstra kopi. Signalet er når flere av tegnene opptrer samtidig, og når de begynner å koste deg penger eller tapte avtaler.

En grei tommelfingerregel: når dere bruker mer tid på å holde regnearkene i live enn på å bruke det de skal fortelle dere, har Excel gått fra å være en hjelp til å bli en flaskehals. Da er det verdt å se på et system som er bygget rundt måten dere faktisk jobber på.

Et slikt system trenger ikke å være stort eller dyrt fra dag én. Poenget er at informasjon legges inn ett sted, at flere kan jobbe i det samtidig uten kopier, og at oversikten oppdaterer seg selv. Da slipper du å være redd for at den ene ferieuka skal velte hele driften.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut i praksis? Se demoene våre på lauvico.no.

Hvordan komme i gang uten å rive alt ned

Du trenger ikke å gå fra regneark til ferdig system over natten. Start med å skrive ned hva regnearkene faktisk brukes til i dag, og hvilke av de fem tegnene som plager dere mest. Det er den listen som forteller hva et nytt system må løse først.

Ofte holder det å begynne med det ene området som svir mest, for eksempel kunder eller timeføring, og bygge ut derfra. Da merker dere effekten raskt, uten å sette hele driften på spill mens dere bytter.

Ofte stilte spørsmål

Hvor mange ansatte bør bedriften ha før jeg bytter fra Excel?

Det handler mindre om antall ansatte enn om hvordan dere jobber. En enkeltpersonbedrift kan klare seg lenge med regneark, mens to-tre personer som skal jobbe i de samme filene samtidig ofte merker problemene raskt. Signalet er ikke et tall, men at flere av de fem tegnene opptrer samtidig: flere kopier, treg tilgang, dobbeltarbeid, sårbarhet ved fravær og manglende felles oversikt.

Er det ikke billigere å fortsette med Excel?

Excel koster lite i lisens, men tiden dere bruker på å rette feil, lete etter riktig versjon og taste de samme tallene flere steder, koster også penger. For mange små bedrifter er det denne skjulte tidsbruken, ikke programvarekostnaden, som er den dyreste posten. Det er verdt å regne på hvor mange timer i uka som går til å holde regnearkene i live.

Mister jeg dataene mine hvis jeg går bort fra regneark?

Nei. Et nytt system bygges normalt rundt dataene du allerede har, og innholdet i regnearkene kan importeres. Du beholder historikken, men slipper å vedlikeholde den i løse filer. En vanlig fremgangsmåte er å starte med ett område, for eksempel kunder eller timeføring, og flytte resten gradvis.

Må jeg bytte alt på én gang?

Nei, og det er sjelden lurt. De fleste begynner med det ene området som skaper mest hodebry, ser at det fungerer, og bygger ut derfra. Da merker dere effekten raskt uten å sette hele driften på spill mens dere bytter.