Slik samler du timeføring, kunder og fakturering i ett system

Du samler timeføring, kunder og fakturering i ett system ved å la den samme datakilden følge hele veien: en time som ansatte fører, knyttes til riktig kunde, og blir til en fakturalinje uten at noen taster den inn på nytt. Når disse tre tingene bor i hvert sitt verktøy, oppstår dobbeltarbeid og feil. Når de bor i ett system, registrerer du en opplysning én gang, og den dukker opp der den trengs.

Oppsummering

• Et alt-i-ett system for bedrift betyr at timeføring, kundeopplysninger og fakturering deler den samme dataen i stedet for å ligge i hvert sitt program.
• Når de tre er adskilte, må en ført time tastes inn på nytt i fakturaen, og kundens opplysninger må letes opp et annet sted. Det koster tid og gir feil.
• I ett system flyter en ført time rett til riktig kunde og blir en fakturalinje automatisk. Du registrerer opplysningen én gang.
• Resultatet er færre tastefeil, raskere fakturering, og at du faktisk får betalt for alle timene du har jobbet.
• Du trenger ikke bytte alt på én dag. Start med den overgangen som koster deg mest tid i dag, ofte fra timeliste til faktura.

Problemet: tre verktøy som ikke snakker sammen

De fleste små bedrifter har endt opp med et oppsett som vokste fram bit for bit. Timene føres i et regneark eller en egen app. Kundene ligger i et annet program, kanskje i e-posten eller i hodet til den som tar telefonen. Fakturaene skrives i et tredje verktøy.

Hvert av disse verktøyene fungerer kanskje greit alene. Problemet oppstår i overgangene mellom dem. Ingen av programmene vet hva de andre inneholder, så det er du eller en ansatt som må flytte opplysningene manuelt.

La oss følge en helt vanlig arbeidsuke. En montør fører ti timer på en jobb i timeappen. På slutten av måneden skal jobben faktureres. Da må noen åpne timelisten, finne de ti timene, slå opp hvilken kunde det gjelder, finne kundens adresse og organisasjonsnummer i kunderegisteret, og taste alt dette inn på en ny faktura. Den samme informasjonen blir altså skrevet inn to ganger, av to forskjellige personer, på to forskjellige tidspunkt.

Hvorfor dobbeltarbeid koster mer enn du tror

Det er lett å tenke at det bare tar et par minutter å overføre en time til en faktura. Men det er ikke ett tall du flytter. Det er timeantall, dato, hvilken ansatt, hvilken kunde, hvilken jobb, og ofte en kort beskrivelse av hva som ble gjort. For en bedrift med mange små jobber blir dette fort flere timer i måneden som går med til ren overskriving.

Den tiden er ikke fakturerbar. Du betaler en ansatt, eller bruker din egen kveld, på å flytte tall fra ett vindu til et annet. Det er arbeid som ikke skaper noen verdi for kunden, det bare retter opp at de to programmene ikke deler informasjon.

Hver overskriving er en ny sjanse for feil

Når en opplysning skrives inn på nytt, kan den bli feil. En montør førte 8 timer, men det blir tastet 3 på fakturaen. En kunde flyttet, men den nye adressen ble oppdatert i kunderegisteret og ikke i fakturaprogrammet. En jobb ble fakturert til feil kunde fordi to kunder heter nesten det samme.

Disse feilene er små hver for seg, men de har en pris. Underfakturering betyr at du gir bort arbeid gratis. Overfakturering betyr en pinlig telefon og en kreditnota. Feil adresse betyr en faktura som aldri kommer fram, og en purring som kommer for sent. Alt dette stammer fra det samme: en opplysning ble flyttet for hånd mellom systemer som ikke snakker sammen.

Løsningen: én opplysning, registrert én gang

Et alt-i-ett system løser dette ved at de tre tingene deler den samme dataen. Timeføring, kunderegister og fakturering er ikke tre separate programmer, men tre måter å se på den samme informasjonen.

I praksis betyr det dette. Når en ansatt fører en time, velger hun samtidig hvilken kunde og hvilken jobb timen gjelder. Den koblingen lagres med en gang. Når det er tid for å fakturere, henter systemet alle ufakturerte timer på den kunden, og lager et fakturautkast med riktig antall, riktig beskrivelse og riktig kundeadresse. Du registrerte timen én gang, og den fant veien til fakturaen selv.

Hva som faktisk endrer seg i hverdagen

Den daglige forskjellen er at du slutter å taste inn det samme to ganger. Fakturering går fra å være en jobb der du graver i timelister, til å være en jobb der du ser over et utkast systemet allerede har laget.

Kundeopplysninger er det samme overalt. Endrer du en adresse ett sted, er den endret for alle, fordi det bare finnes ett kunderegister. Du slipper å lure på hvilket av tre programmer som har den riktige versjonen.

Og du får oversikt. Fordi timer, kunder og fakturaer henger sammen, kan systemet vise deg ting du før måtte regne ut for hånd: hvor mange timer som er ført men ikke fakturert ennå, hvilke kunder som tar mest tid, og hva som faktisk er sendt ut.

Du beholder kontrollen

Et vanlig spørsmål er om automatikk betyr at du mister oversikten. Det er motsatt. Systemet lager et utkast, men det er du som godkjenner og sender. Du ser hver fakturalinje før den går ut, og kan rette eller fjerne det som ikke skal med. Forskjellen er at du starter fra et ferdig utkast i stedet for et blankt ark.

Hvordan komme i gang uten å snu alt på hodet

Du trenger ikke kaste alt du har og bytte til noe nytt over natten. Det er som regel lurere å starte med den overgangen som koster deg mest tid akkurat nå.

For de fleste service- og håndverksbedrifter er det overgangen fra timeliste til faktura. Får du den koblingen på plass, slik at en ført time blir til en fakturalinje, har du fjernet den vanligste kilden til både dobbeltarbeid og feil. Kunderegisteret kan du koble på etterpå, så alle tre delene til slutt deler den samme dataen.

Det viktige er retningen: vekk fra flere verktøy som hver for seg ikke vet hva de andre inneholder, og mot ett sted der en opplysning registreres én gang og brukes der den trengs.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut i praksis? Se demoene våre på lauvico.no.