Slik velger du riktig driftssystem for bedriften

Riktig driftssystem er det som passer måten bedriften din faktisk jobber på, ikke det med flest funksjoner eller den lengste salgspresentasjonen. Start med arbeidsflyten din, skill det du må ha fra det som bare er kjekt, og sjekk at systemet kan vokse med deg. Da slipper du å bytte igjen om to år.

Et driftssystem er programvaren som holder styr på den daglige driften: kunder, oppdrag, timeføring, fakturagrunnlag og dokumentasjon på utført arbeid. Mange bedrifter har dette spredt på regneark, en kalender, en meldingsapp og noen løse lisenser. Et driftssystem samler det. Spørsmålet er hvilket, og det svaret begynner ikke med en funksjonsliste.

Oppsummering

• Start med din egen arbeidsflyt, ikke med leverandørens funksjonsliste.
• Skill det du må ha fra det som er kjekt å ha, og betal for det første.
• Ikke kjøp funksjoner du aldri kommer til å bruke. De gjør systemet tregere og dyrere uten å hjelpe deg.
• Regn på den fulle kostnaden over tid, ikke bare månedsprisen.
• Sjekk hvordan supporten faktisk er, og om systemet kan vokse når bedriften gjør det.

Begynn med arbeidsflyten din, ikke med funksjonene

Den vanligste feilen er å se på demoer og bli imponert over alt et system kan gjøre. Da kjøper du etter inntrykk, ikke etter behov. Snu på det. Beskriv hvordan en vanlig uke ser ut i bedriften din først.

Tenk gjennom hele kjeden. En kunde tar kontakt. Noen legger inn oppdraget. En ansatt får det tildelt, kjører ut, gjør jobben og registrerer tiden. Etterpå skal arbeidet dokumenteres, og så skal det faktureres. Skriv ned hvert steg slik det faktisk skjer hos deg, ikke slik en lærebok sier at det burde skje.

Når du har den listen, har du et målestokk. Hvert system du vurderer kan måles mot den: dekker det disse stegene, eller tvinger det deg til å gjøre ting i en rekkefølge som ikke passer? Et system som krever at du legger om hele arbeidsmåten din for å passe programmet, koster mer enn det ser ut til.

Skill det du må ha fra det som er kjekt å ha

Lag to lister. Den ene er ting bedriften ikke kan drives uten. Den andre er ting som hadde vært fint, men som du klarer deg uten i dag.

Et eksempel på en må-ha for en servicebedrift er at ansatte kan registrere timer ute i felt fra telefonen. Et eksempel på en kjekt-å-ha kan være avanserte rapporter med fargede grafer. Den siste føles viktig i en demo, men de fleste små bedrifter ser på den én gang og aldri igjen.

Betal for må-ha-listen. La kjekt-å-ha være en bonus du ikke betaler ekstra for. Hvis to systemer dekker alt på må-ha-listen din, har du allerede gjort jobben enklere for deg selv.

En kort test for hver funksjon

Still ett spørsmål for hver funksjon en selger viser deg: kommer noen i bedriften min til å bruke denne hver uke? Hvis svaret er nei, hører den hjemme på kjekt-å-ha-listen. Hvis svaret er at du ikke vet, er det ofte et nei i forkledning.

Unngå funksjoner du aldri bruker

Det er lett å tro at flere funksjoner betyr mer verdi. I praksis skjer ofte det motsatte. Et system fullt av knapper og felter du ikke trenger blir vanskeligere å lære bort til nye ansatte, tregere å bruke, og dyrere fordi du betaler for hele pakken.

Det beste systemet er ikke det som kan gjøre alt. Det er det som gjør det du faktisk gjør, uten støy. En ansatt som finner riktig knapp på første forsøk sparer deg for mer tid enn ti rapporter du aldri åpner.

Pass spesielt på pakker som låser de viktige funksjonene bak det dyreste nivået, mens det rimelige nivået er fullt av ting du ikke spurte om. Da betaler du for bredden i stedet for det du trenger.

Regn på den fulle kostnaden, ikke bare prisen

Månedsprisen er bare en del av regnestykket. Den fulle kostnaden inkluderer flere ting som ikke alltid står i prislisten.

• Pris per bruker, og hva som skjer når du ansetter flere.
• Tiden det tar å komme i gang og flytte data inn i systemet.
• Opplæring av deg selv og de ansatte.
• Ekstra moduler eller integrasjoner som koster mer.
• Hva det koster å komme seg ut igjen hvis du vil bytte senere.

Et billig system som tar tre uker å lære og som krever to dyre tilleggsmoduler, er ikke billig. Et litt dyrere system som de ansatte forstår på en dag kan være den rimeligste løsningen totalt. Regn på året, ikke på måneden.

Sjekk hvordan supporten faktisk fungerer

Når noe stopper opp midt i en travel dag, er det supporten som avgjør hvor stort problemet blir. Likevel er dette punktet ofte det siste folk tenker på.

Finn ut hvordan du faktisk får hjelp. Er det en telefon du kan ringe, eller bare et skjema som svarer om noen dager? Snakker de norsk? Hvor raskt svarer de når noe haster? Prøv gjerne å sende en henvendelse før du kjøper, bare for å se hvor lang tid det tar å få svar. Det forteller deg mer enn noe løfte på en nettside.

Vil du se hvordan et slikt system kan se ut? Se demoene våre på lauvico.no

Pass på at systemet kan vokse med deg

Bedriften du har i dag er ikke den du har om tre år. Et godt driftssystem skal følge med på den reisen uten at du må starte på nytt.

Spør konkret: hva skjer når jeg går fra tre til femten ansatte? Kan jeg legge til en kundeapp eller en egen app for de ansatte senere? Kan systemet endres når arbeidsflyten min endrer seg, eller er jeg låst til måten det ble satt opp på i starten? Et system du vokser fra om et år, er en kostnad du tar to ganger.

Her er forskjellen mellom hyllevare og noe som er formet etter bedriften din viktig. Et standardsystem er bygget for gjennomsnittet av mange bedrifter. Et system formet rundt din drift kan endres når du endrer deg, fordi det ikke må ta hensyn til alle andres behov samtidig.

En kort sjekkliste

Før du bestemmer deg, gå gjennom denne:

• Har jeg beskrevet min egen arbeidsflyt steg for steg?
• Vet jeg hva som er må-ha og hva som bare er kjekt å ha?
• Dekker systemet hele må-ha-listen min?
• Slipper jeg å betale for funksjoner jeg aldri kommer til å bruke?
• Har jeg regnet på den fulle kostnaden over et helt år?
• Vet jeg hvordan og hvor raskt jeg får hjelp når noe stopper?
• Kan systemet vokse og endres når bedriften gjør det?

Klarer du å svare ja på de fleste av disse, har du gjort grunnarbeidet som de fleste hopper over. Det er nettopp det som skiller et valg du blir fornøyd med fra et du angrer på.